dijital kataloglarda görülen tarih, çoğu zaman belgenin bütün geçmişini değil, o kayda uygulanmış belirli bir işlemi gösterir. bir nüshanın üretilmesi, kuruma kabul edilmesi, taranması, dosya olarak saklanması ve katalogda tanımlanması ayrı aşamalardır; dosyanın hazırlanma günü, metnin kendisinin yaşı hakkında değil, dijital kopyanın işlem geçmişi hakkında bilgi verir.
bu ayrım, kayıt başka bir sisteme taşındığında daha da önem kazanır. aktarım sırasında verilen tarih, eski kaydın kuruluşunu ya da belgenin kuruma gelişini temsil etmeyebilir; künye hazırlanırken özgün tarih ile tarama, içe aktarma ve son denetim zamanlarının ayrı tutulması, kaydın hangi katmanına güvenildiğini görmeyi sağlar. bilinmeyen bir günü tahminle tamamlamak yerine tarih türünü ve kesinlik derecesini açık bırakmak, arama ekranını biraz daha tutuk kılar ama mukayese imkânını korur.
süreli yayınlarda basım tarihi, koleksiyona kabul tarihi ve kataloglama zamanı da aynı nedenle birbirine karıştırılmamalıdır. eski bir sayının kuruma geç ulaşması basım tarihini değiştirmez; sonradan yapılan düzeltme de baskı bilgisini yeniden yazmaz. çevirmen, dizi, özgün başlık ve basım tarihi gibi bibliyografik unsurların yanına hangi tarihin hangi işlemi anlattığı eklenmedikçe, katalogdaki sıralama metnin geçmişini değil kurumun kendi çalışma takvimini gösterebilir.