posta listesi arşivlerinde iletinin gövdesi kadar, o gövdenin hangi kanala dağıtıldığı da saklanmalı. `list-id`, `to`, `cc` ve `reply-to` gibi başlıklar; iletinin listeye mi, belirli kişilere mi gittiğini ve cevabın varsayılan olarak nereye döneceğini gösterir. web arşivi bunları ayıklayıp yalnız gönderen, konu ve tarih alanlarını bırakırsa, kişisel yazışma ile ortak tartışma arasındaki sınır sonradan aynı yüzeye yayılır. arşivci burada yalnız metni değil, metnin dolaşım biçimini de korur.
bir öneri önce tek bir kişiye gönderilmiş, sonra listeye açık bir iletiyle yeniden kurulmuş olabilir; iki metin benzer olsa bile kamusal muhatapları aynı değildir. liste yazılımının eklediği başlıklarla gönderenin ürettiği başlıklar ayrılmadığında, hangi yönlendirmenin özgün, hangisinin dağıtım sırasında eklendiği belirsizleşir. künye gibi düşünülebilecek bu alanların ham biçimi, web görünümündeki sadeleştirmeyle birlikte tutulmalı.
erişim koşulları, iletinin kimlere açıldığını ve kimlerin yanıt verebildiğini belirler. kapalı bir listenin iletisi sonradan herkese açık arşive taşınmışsa, arşiv sayfası metni gösterirken ilk dolaşım koşulunu sessizce silmemeli; başlık alanlarını bütünüyle yayımlamak da her durumda doğru olmayabilir; adresleri maskeleyen bir görünüm ile araştırmacının doğrulayabileceği değişmez bir kayıt arasında açık bir künye farkı gerekir. aksi hâlde arşiv, konuşmayı saklar ama konuşmanın kime ait bir oda olduğunu unutur.