takvim sistemi, kayıt tarihinin sessiz ama belirleyici parçasıdır. bir defterde görülen tarih miladi takvime çevrilmiş katalog tarihiyle aynı biçimde yazılmamış olabilir; hicri, rumi ya da başka bir tarih düzeniyle tutulmuş ifade önce özgün şekliyle okunmalı, sonra hangi yöntemle çevrildiği belirtilmelidir. katalogdaki düzgün sayı, belgenin üzerindeki tarihin kendisiymiş gibi sunulursa çevrim işlemi görünmezleşir.
özgün tarih ile normalize edilmiş tarih iki ayrı bilgi gibi tutulmalı. özgün ifade belgenin üretildiği çevreyi ve dönemin kullanımını korur; normalize edilen tarih arama ve sıralama kolaylığı sağlar. çevrim sonucu yaklaşık ise gün ve ay kesinliği varmış gibi yazılmaz. yalnız yıl biliniyorsa alanı tam bir güne kapatmak, kataloğu rahatlatır ama araştırmacıya olmayan bir hassasiyet verir.
takvim çevrimi, belgenin üzerinde geçen her tarihi kayıt tarihi yapmaz. tarih, anlatılan olayın günü, metnin düzenlendiği an, kuruma gönderim zamanı ya da başka bir yazışmaya yapılan atıf olabilir. tarih alanının yanında belgedeki özgün gösterim, çevrim yöntemi ve kesinlik derecesi tutulduğunda araştırmacı hem arama sonucunu hem de kaydın nasıl kurulduğunu görebilir.