ayrımı belirleyen, başlığın kendisinden çok kaydın hangi katmana yerleştirildiğidir. bibliyografik kayıt eserin ne olduğunu ve hangi baskının tanımlandığını söyler; koleksiyon tanımı malzemenin hangi fon ya da bağış içinde bulunduğunu; nüsha kaydı ise eldeki kopyanın eksik yaprak, damga, cilt ve provenans ayrıntısını taşır. bu katmanlar tek satıra sıkıştırılırsa aynı başlıklı iki nesne birbirine karışır; katalog rafın düzenini anlatırken kopyanın geçmişini kaybeder.
özellikle süreli yayınlarda arama başlıkla bitmez. sayı, cilt, tarih aralığı, eski ve yeni imla, koleksiyon adı ve yer numarası birlikte görünmelidir. derginin katalogda mevcut görünmesi bütün sayılarının aynı yerde olduğu anlamına gelmez; bazı sayılar ayrı ciltte, mikrofilmde ya da dijital kopyada tutulabilir. araştırmacının istediği birimi seçebilmesi için bibliyografik kaydın yanında holdings bilgisi, yani kurumda hangi sayı veya nüshanın bulunduğunu gösteren alanlar, bulunmalıdır. kütüphane dilinde küçük bir çoğul eki, bazen koleksiyonun tamamı sanılır.
erişim kuralı da kaydın sonuna iliştirilmiş bürokratik bir not değildir. malzemenin depoda mı, açık rafta mı, özel izinle mi, yoksa yalnız görüntüleme terminalinde mi kullanılabildiği araştırmanın planını değiştirir. katalogdaki konu terimi benzer malzemeyi bir araya getirir; raf işareti ya da dijital bağlantı ise araştırmacıyı belirli nesneye götürür. ikisi ve nüsha bilgisi birlikte görünmediğinde arama sonucu “var” der, fakat hangi varlığın gerçekten istenebileceğini söylemez.