İşten ayrılma sürecinde e-posta hesabının yaşam döngüsü ayrı ayrı denetlenmelidir. Hesabın kapatılması, başka adrese yönlendirilmesi, arşiv içeriğine erişim ve yedeklerin kullanılması aynı işlem sayılmaz; her biri kendi yetki sınırı ve gerekçesiyle ele alınmalıdır. Bu ayrım, ayrılan çalışanın hesabına ne zaman son verileceği, arşivin hangi gerekçeyle ve kimin onayıyla açılacağı, yönlendirmenin hangi koşullarda sürdürüleceği belirlenirken uygulanır. Tarih ve yetki kayıtları tutulduğunda sonraki erişimlerin kapsamı daha kolay denetlenir.