Yetkinlik kararının dayanağı ve gerekçesi kayda geçirilmelidir. Görevin kime, ne zaman ve hangi koşullarda uygulandığı ayrılmalı; gösterilen iş, deneme şartları, gözeten kişiler ve kontrol edilen kritik adımlar belirtilmelidir. Bunlar yoksa atılan imza kapsamı belirsiz bir onaya dönüşür. Özellikle riskli işlerde belge, çalışanın bütün sorumluluğu devraldığı varsayımına dayanan bir kestirme olmamalı; yetkinlik sınırı, gözetimin ne zaman azaltılacağı ve süreç değiştiğinde eğitimin ne zaman yenileneceği açıkça görünmelidir.