Evrak kayıt numarası, bir belgenin kurumun kayıt düzenine hangi işlem veya sıra içinde alındığını bulmaya ve hareketleri ilişkilendirmeye yarayan tanıtıcıdır. Gelen yazı ile ona verilen cevap ayrı numaralar taşıyabilir; aynı numaranın surette bulunması ise suretin hangi kayda bağlandığını sınamayı kolaylaştırır. Numara tek başına belgenin içeriğinin doğruluğunu, düzenleyenin yetkisini veya işlemin hukuki geçerliliğini kanıtlamaz. Arşiv bazen numarayı adres gibi kullanır; adresin bulunması, evde kimin oturduğunu kendiliğinden söylemez.