bir dijital arşivde erişim, belgeyi ekranda açabilmekle bitmez; başlıklandırma, tarih ve yer adlarının yazımı, farklı arama biçimlerinin hesaba katılması da bulunabilirliği belirler. arama kutusuna sığmayan malzeme yok olmuş sayılmaz; bazen sorun bellekte değil katalogdadır.