Bir belgenin en eski görünen nüshası olmak başka, ilgili kayıt düzeninde asıl sayılmak başkadır. Belge aslı, kaydın üretildiği işlem ve usul içinde özgün kayıt niteliği taşıyan nüshadır; bunun hangi taşıyıcıda bulunduğu, imza veya mühür gerektirip gerektirmediği ve elektronik kayıtta nasıl belirlendiği kuruma, döneme ve işlem türüne göre değişir.
Asıl, her zaman eldeki en temiz kâğıt yahut arşivdeki tek nüsha değildir. Bir suret aslına çok benzeyebilir; bir tarama metni eksiksiz aktarabilir; bunlar maddi özellikleri, üstveriyi veya yetkili üretim zincirini kendiliğinden devralmaz. Tersine, bazı düzenlerde usulüne uygun elektronik kayıt asıl olabilirken çıktısı yalnız kopya işlevi görür. Bu nedenle incelemede önce belgenin hangi işlem içinde, kim tarafından ve hangi kayıt sistemiyle üretildiği belirlenmeli; “asıl” sonucu görünüşten değil o dönemin yetki ve usul zincirinden çıkarılmalıdır.