Dosya planı, belgenin ne söylediğinden önce kurumun onu hangi iş veya konu dizisi içinde arayacağını belirler. Kurumun ürettiği ya da aldığı kayıtları görev, faaliyet veya konu başlıklarına göre sınıflandıran; bunları kodlarla dosyalara bağlayan düzenleme aracıdır. Planın adı, yapısı ve kim tarafından yürürlüğe konulduğu döneme ve kuruma göre değişebilir. Aynı kodun bir evrak üzerinde görünmesi, belgenin belirli bir sınıfa yerleştirilmek istendiğini gösterir; belgenin sahih, eksiksiz veya hukuken geçerli olduğunu ise kendiliğinden göstermez. Arşiv bazen rakamlara pek resmî bir ciddiyet verir, fakat rakamın cübbesi yoktur.
Uygulamada plan ile fiilî dosyalama arasındaki mesafe ayrıca incelenmelidir. Görev alanı değiştiği hâlde eski kodların sürdürülmesi, benzer işlerin farklı birimlerde başka başlıklara yerleştirilmesi, eklerin ana belgeden ayrılması veya elektronik sistem aktarımında kodların dönüştürülmesi arama sonucunu etkileyebilir. Buna karşılık yanlış sınıflandırılmış bir kayıt sırf yanlış rafta bulunduğu için kurumla ilişkisini kaybetmez. Sağlam inceleme, planın ilgili tarihteki sürümünü, kodu vermeye yetkili birimi, kayıt defteri ya da sistem hareketini ve belgenin bulunduğu dosyanın diğer unsurlarını birlikte karşılaştırır. Böylece dosya planı güçlü bir bulma ve bağlamlandırma aracı olarak kalır; taşıyamayacağı ispat yükü de sessizce sırtına bırakılmaz.