Bir numara, belgenin kurumda doğduğu anı mı gösterir? Evrak kayıt numarası; kuruma gelen, kurumdan çıkan veya kurum içinde işlem gören bir belgenin kayıt düzeninde ayırt edilmesi için verilen tanımlayıcıdır. Numaranın biçimi, hangi defter ya da sistemde üretildiği, yıl veya birim bilgisini taşıyıp taşımadığı ve kim tarafından verilebildiği kurumun dönemsel usulüne göre değişir.
Kayıt numarası, belgeyi ilgili kayıt satırıyla buluşturduğu ölçüde belge zincirini izlemeye yarar. Fakat tek başına belgenin sahih olduğunu, içeriğinin onaylandığını, eklerinin eksiksiz bulunduğunu veya numaradaki sıralamanın işlemlerin gerçek zaman sırasını gösterdiğini kanıtlamaz. Ayrı gelen ve giden evrak serileri, sonradan kayıt, iptal edilen numara, birim bazlı numaralandırma yahut sistem aktarımı görünen diziyi değiştirebilir. Güçlü karşı yorum, tekil numaranın kurumsal kabulü ve dolaşımı gösterdiğidir; bu sonuç, numaranın üretildiği kayıt sistemi, tarih alanı, kayıt yetkisi ve sonraki havale ya da teslim hareketleri birlikte doğrulandığında sağlamlaşır. Numara belgenin nüfus cüzdanı gibi görünür; arşivde ise önce hangi nüfusa yazıldığı sorulur.