Bir işin personele paylaştırılması başka, o iş hakkında hukuken bağlayıcı karar verme yetkisinin aktarılması başkadır. Görev dağılımı, bir kurum içindeki işlerin hazırlama, inceleme, yürütme, kayıt veya gözetim aşamalarına göre birimler ve görevliler arasında bölüştürülmesidir. Dayanağı mevzuat, teşkilat düzeni, iç yönerge, makam işlemi ya da yerleşik iş akışı olabilir; bunların adı ve hukuki sonucu kuruma ve döneme göre değişir.
Görev dağılımını gösteren belge, kimin hangi işi üstleneceğine dair görünür bir çerçeve sağlar. Fakat çizelgede bir adın karşısında bir iş bulunması, o kişinin nihai karar yetkisini kazandığını, başkasının sorumluluğunun sona erdiğini veya devredilemez bir yetkinin el değiştirdiğini tek başına göstermez. Uygulamada evrakı hazırlayan, kontrol eden, imzalayan ve karar adına konuşan kişiler ayrılabilir. Arşiv de bu kalabalığı bazen tek sütuna sığdırır; sütun düzenli diye yetki zinciri de düzenli sayılmaz.
Karşı yönden, her fiilî iş bölümü için ayrıca yetki devri aramak da gereksiz olabilir: kurumlar yardımcı ve hazırlayıcı işleri karar yetkisini aktarmadan paylaştırabilir. İncelemede görev dağılımını gösteren metin, işlem türünün yetki kuralı, imza biçimi ve fiilî uygulama birlikte okunmalıdır. Pratik sonuç, işi yapanla hukuki kararı kuran kişiyi aynı kabul etmeden önce aradaki yetki halkasını göstermektir.