Bir savaş mektubunu aileye ulaştırmak, yalnızca zarfı teslim etmek değildir; belgenin hangi fondan çıktığı, kime ait olduğu ve hangi iz üzerinden ulaştığı da korunmalıdır. Mektup yerine dönse bile bu zincir görünmez kalırsa arşiv erişimi tamamlanmış sayılmaz. (bkz: muhafaza zinciri)