Aslıyla aynı görünmek başka, aslın yerine belirli bir işlemde kullanılabilmek başkadır. Belge sureti, bir belgenin yazı, görüntü veya dijital çoğaltma yoluyla elde edilen nüshasıdır; hangi suretin kabul edileceği ve ne sonuç doğuracağı ise dönemin kurallarına, işlemin türüne ve onayı veren makamın yetkisine göre değişir.
Basit fotokopi belgenin görünen içeriğini aktarabilir. Yetkili kişi ya da kurum tarafından aslına uygunluğu onaylanan suret ise belirli başvuru ve işlemlerde ayrıca kabul görebilir. Fakat mühür, imza veya elektronik doğrulama işareti her bağlamda aynı güce sahip değildir: Onayı veren makamın bunu yapmaya yetkili olup olmadığı, aslın gerçekten görülüp görülmediği, suretin bütün sayfaları ve ekleri kapsayıp kapsamadığı, sonradan değişiklik izi taşıyıp taşımadığı ayrıca incelenir. Bir suret metni gösterebilirken belgenin aslındaki kâğıt, mürekkep, silinti, filigran veya fiziksel ek gibi inceleme unsurlarını korumayabilir. Dijital kopyada da görüntü ile dosyanın kaynağı, oluşturulma zamanı ve bütünlük kaydı aynı şey değildir.
Bu nedenle suretin bulunması, aslın varlığını ve içeriğin doğruluğunu tek başına kesinleştirmez; fakat düzenlenme ve onay zinciri açıklanabiliyorsa belge ilişkisinin önemli bir halkasını kurabilir. Arşivin nüsha bolluğu bazen aynı olayın çok tanığı değil, aynı kâğıdın kalabalık akrabalarıdır.