Arşivde yol tarifinin bulunması, tarif edilen kaydın eksiksiz korunduğunu göstermez. Arşiv bulma aracı; bir fon, koleksiyon, seri, dosya veya belgenin kapsamını, düzenini ve yerini araştırmacının saptamasına yardım eden katalog, envanter, rehber ya da dizin türü tanımlama aracıdır; adı ve ayrıntı düzeyi kuruma, döneme ve işleme düzeyine göre değişir. Araç kayda giden izi kurar, fakat kaydın sahihliğini, erişime açık olduğunu veya içeriğinin doğru olduğunu tek başına kanıtlamaz.