Dosyanın tamamlanması, proje sürümünün de kendiliğinden netleştiği anlamına gelmez; projede yapılan değişikliğin hangi belgeye işlendiği ayırt edilemiyorsa inceleme zinciri farklı hâller üzerinden ilerleyebilir. Konut ruhsat sürecinde izlenebilirlik, bekleme adımlarının yanında dosyada hangi belgenin geçerli olduğunun anlaşılmasını da gerektirir.