Bir kurumun elinde belge bulunduğunu söylemesi, hangi belgelerin bulunduğunu henüz açıklamaz. Belge envanteri; belirli bir dönem, birim, faaliyet, koleksiyon veya muhafaza yeri kapsamındaki kayıtların varlığını, yerini ve ayırt edici özelliklerini topluca görünür kılan tanımlama aracıdır. Adı, hazırlanma yetkisi ve ayrıntı düzeyi kuruma ve döneme göre değişebilir. Envanterde seri ya da dosya adı, tarih aralığı, miktar, fiziksel veya dijital konum, erişim durumu ve başka kayıtlarla ilişki gibi bilgiler yer alabilir. Dosya planı belgelerin hangi düzende sınıflandırılacağını, devir listesi belirli bir aktarımın kapsamını, saklama planı ise kayıt türlerinin ne kadar korunacağını gösterebilir; envanter bunların yerine geçmeden fiilen mevcut olduğu bildirilen bütünü tarif eder.
Düzenli bir envanter araştırmacıya ve kuruma arama alanını daraltır, kayıp veya mükerrer kümeleri fark ettirebilir ve sorumluluk denetimine başlangıç noktası sağlar. Fakat satırda görünen kayıt mutlaka yerinde, okunabilir, eksiksiz ya da sahih değildir; görünmeyen kayıt da hiç üretilmemiş sayılmaz. Uygulamada örnekleme yoluyla raf, kutu, dosya ve dijital konum kontrolü yapılmalı; güncelleme tarihi ile envanteri düzenleyen makamın kapsamı ayrıca bilinmelidir. Arşiv ironisi burada da çalışır: liste ne kadar muntazamsa rafların ona uymadığı ihtimali o kadar kolay unutulur. Envanter, tanımladığı kapsam ve doğrulanmış güncellik koşulları açık kaldığı ölçüde yokluk veya varlık hakkında kullanılabilir bir dayanak olur.