Saklama süresinin bir cetvelde görünmesi, belgenin o gün imha edileceği anlamına gelmez. Saklama planı; kurumun faaliyetleri sırasında oluşan kayıt türlerinin ne kadar süreyle hangi idari ortamda korunacağını ve sürenin sonunda hangi değerlendirme ya da işlemin gündeme geleceğini gösteren düzenleme aracıdır. Planın adı, hazırlanma yetkisi, bağlayıcılığı ve kapsadığı kayıtlar dönem ile kuruma göre değişebilir.
Görünür sonuç, farklı birimlerin aynı kayıt türünü gelişigüzel sürelerle tutmamasıdır. Bunun çalışabilmesi için yalnız bir yıl sütunu yetmez: sürenin hangi olayla başlayacağı, kaydın hangi aşamada aktif kullanımdan çıkacağı, hukuki veya idari ihtiyaç halinde sürenin nasıl duracağı ve kalıcı koruma değerlendirmesini kimin yapacağı belirlenmelidir. Aksi hâlde cetvel düzgündür, takvim ise her dosyada başka konuşur.
Plan ne belgenin fiilen korunduğunu ne de süresi dolan kaydın kendiliğinden imha edilebileceğini kanıtlar. Dava, denetim, bilgi talebi veya başka bir saklama yükümlülüğü sonucu değiştirebilir; imha ayrıca yetkili karar, usul ve kayıt gerektirebilir. Bu nedenle araştırmada plan, beklenen kayıt ömrünü kurmaya yarayan bir başlangıç belgesidir; fiilî akıbet için devir listesi, ayıklama kararı, imha tutanağı ve depo ya da sistem kayıtları ayrıca aranmalıdır.