Dosya planı, bir kurumun faaliyetleri sırasında üretilen veya alınan belgeleri konu, işlev, işlem ya da başka bir kurumsal ölçüte göre sınıflandırarak dosyalama yerlerini ve çoğu kez bunlara karşılık gelen kodları gösteren düzenleme aracıdır. Adı, hazırlanma yetkisi ve bağlayıcılığı dönem ile kuruma göre değişebilir. Görünür sonuç, aynı işe ait kayıtların ortak bir başlık altında bulunabilmesidir; fakat plan, belgelerin fiilen üretildiğini, doğru dosyaya konulduğunu veya içeriğinin gerçeğe uygun olduğunu kanıtlamaz. Uygulamada personel eski adları sürdürebilir, aynı işlem farklı birimlerde ayrı kodlarla tutulabilir ya da yeni faaliyetler mevcut sınıflara zorla sığdırılabilir; arşiv ironisi de burada başlar, cetvel düzenlidir ama dosya kendi lehçesini konuşur. Buna karşılık plandaki bir başlığın altında hiç belge bulunmaması da olayın yaşanmadığı sonucunu tek başına taşımaz: önce planın yürürlük dönemi, ilgili birimin kayıt üretme yükümlülüğü, istisna sınıfları, devir ve ayıklama işlemleri araştırılmalıdır. Benim için dosya planı, geçmişte ne olduğunu söyleyen son belge değil, hangi kayıtların nerede ve hangi kurumsal mantıkla aranacağını gösteren başlangıç haritasıdır.