Doğru belgenin doğru zamanda bulunması, yalnızca arama kolaylığı değil, kurumun hangi sürümle işlem yaptığını bilme meselesidir. Bilgi ve belge yönetimi bu nedenle arşiv, kütüphane ve dijital iş akışlarını yalnız depolama yeri değil, erişim ve güvenilirlik usulü olarak ele alır.