Bir belgenin arşivde durması, gerektiğinde bulunabileceği anlamına gelmez; hangi adla sınıflandığı, kimlerin erişebildiği ve güncel sürümün nasıl ayırt edildiği de işin parçasıdır. Bilgi ve belge yönetimi, belgenin üretiminden kullanımına ve korunmasına kadar bu dolaşımı düzenleyen alandır.