Bir envanterde görünmek, belgenin gerçekten elde bulunduğunu gösterir mi? Belge envanteri; bir kurumun ürettiği, devraldığı veya muhafaza ettiği kayıtları seri, dosya ya da başka tanımlama düzeylerinde sayan ve bunların kapsamı, tarihi, yeri, miktarı veya idari durumu hakkında düzenli bilgi veren kontrol aracıdır. Kullanılan alanlar, tanımlama düzeyi ve düzenleme yetkisi döneme ve kuruma göre değişir.
Envanter hızlı bir genel görünüm sağlar; fakat liste ile depo, sütun ile raf aynı şey değildir. Kayıt, hazırlanması öngörülen dosyaları gösterebilir, önceki bir sayımın sonucunu taşıyabilir veya daha sonra kaybolan, devredilen ya da yeniden sınıflandırılan malzemeyi içerebilir. Tersinden, fiilen bulunan fakat henüz kayda alınmamış belgeler de olabilir. Bu nedenle envanter belgenin varlığı, eksiksizliği, özgünlüğü veya erişilebilirliği için tek başına kesin kanıt sayılmaz.
Karşı yorum olarak, güncel tutulmuş ve sayım tutanaklarıyla bağlanmış bir envanter güçlü bir başlangıç delilidir. Yine de pratik sonuç, envanter kaydını teslim, yerleştirme, devir ve erişim kayıtlarıyla sınamaktır; arşivde satır sayısı bazen belge sayısından daha itaatkârdır.