Bir belgenin saklanmış olması, gerektiğinde bulunabileceği anlamına gelmez; bulunabilirlik, adlandırma ve bağlamlandırma kararlarına da bağlıdır. Kurumlarda dosya kaybolmuş görünürken sorun bazen yokluğu değil, aynı işin farklı adlarla kaydedilmesidir.