Bir makamın iş yükünü paylaşması ile karar yetkisini başka bir makama geçirmesi aynı işlem değildir. Yetki devri; bir kamu veya özel hukuk örgütlenmesinde, belirli kararları alma ve işlemleri tesis etme yetkisinin, dayanak düzenin izin verdiği kapsam ve usulle başka bir görevliye ya da organa aktarılmasıdır. Adı, şartları ve hukuki sonuçları döneme, kuruma ve uygulanacak hukuk düzenine göre değişir.
Yaygın varsayım, devrin bir görev dağılımı yazısıyla tamamlandığıdır. Oysa önce devreden makamın ilgili yetkiye sahip olup olmadığı, bu yetkinin devredilebilirliği, devralanın kurumsal konumu, konu ve süre sınırı ile gerekli şekil ve ilan koşulları araştırılır. Belge, devrin normatif çerçevesini gösterebilir; uygulamada kararları kimin hazırladığı, imzaladığı, kayda geçirdiği ve ilgililere bildirdiği ise yetkinin fiilen nasıl kullanıldığını gösterir. İmza görüntüsü burada arşivin sevdiği kısa yoldur, fakat her kısa yol doğru adrese çıkmaz.
Karşı yorum da önemlidir: Yetki devredilmişse devredenin bütün sorumluluğunun sona erdiği düşünülebilir. Bu sonuç kendiliğinden kurulamaz. Gözetim yükümlülüğü, geri alma imkânı, birlikte yetki kullanımı ve işlemin sonuçlarından doğan sorumluluk ilgili düzenlemeye göre ayrı ayrı incelenmelidir. Sağlam değerlendirme, yalnız devir belgesini değil; dayanak normu, yürürlük zamanını, kapsam sınırını ve sonraki işlem zincirini birlikte arar. Böylece kurum şemasındaki okun adı değil, kararın gerçekten hangi yetkiyle üretildiği belirlenebilir.