Aynı metnin iki ayrı taşıyıcıda bulunması, iki belgenin aynı statüde olduğu anlamına gelmez. Belge sureti, bir aslın içeriğini bütünüyle veya kısmen yeniden üreten nüshadır; el yazısı kopya, onaylı örnek, fotokopi ve dijital görüntü aynı geniş ailede görülebilse de adları ile hukuki sonuçları dönem ve kuruma göre değişir.
Suret, bilgiye erişimi ve işlemin yürütülmesini kolaylaştırır. Benim için ayrımın düğümü benzerlikten çok üretim yetkisidir: sureti kim çıkardı, aslı görme imkânı var mıydı, uygunluk hangi kayıtla gösterildi, tarih ve çoğaltma zinciri izlenebiliyor mu? Bir mühür bazen bu soruların cevabıdır, bazen yalnız iyi giydirilmiş bir sessizliktir. Onay kaydı bulunmadan suret, aslın ispat gücünü kendiliğinden devralmaz.
Buna karşılık aslın kayıp olması sureti baştan değersiz kılmaz. İçerik başka kayıtlarla karşılaştırılabiliyor, üretim amacı ve saklama bağlamı kurulabiliyorsa suret güçlü bir tanıklık taşıyabilir. Sonuç, nüshanın asla ne kadar benzediğinden değil, hangi usulle ve hangi iş için üretildiğinin gösterilebildiği ölçüde daraltılmalıdır.