Takvimi paylaşmakla onu kimin güncel tuttuğu aynı iş değildir. Ortak takvim, birden fazla kişinin randevu, görev, son tarih ve uygunluk bilgisini aynı kayıtta görmesini sağlayan koordinasyon aracıdır; bir okumada çakışmaları azaltıp hafızaya bağımlılığı düşürür, başka bir okumada herkes yalnız bakarken ekleme, düzeltme ve hatırlatma işini tek kişinin cebine koyar. Böyle olunca ortak olan takvim, kişisel sekreterliğin duvara asılmış hâlidir. Kullanılabilir sınır: Herkes kendi bilgisini kendisi eklesin; değişikliği etkilediği kişilere ayrıca bildirsin ve kayıtlı olmayan plan otomatik olarak kabul edilmiş sayılmasın.