Belge zinciri, bir kararın veya işlemin dayanağından uygulama kaydına kadar birbirine bağlanan kayıtlar bütünüdür. Zincirin halkaları aynı soruyu cevaplamaz: metnin ne söylediği, kimin ve hangi yetkiyle ürettiği, nasıl aktarıldığı ve uygulamada ne sonuç doğurduğu ayrı ayrı gösterilmelidir. Sonraki bir kaydın önceki belgeye atıf yapması, eksik halkayı kendiliğinden tamamlamaz.