Kurumsal hafıza, bir kurumun yalnız ne yaptığını değil, neden ve hangi yetkiyle yaptığını sonraki karar vericilere aktarabilme kapasitesidir. Dosyaların saklanması bunun maddi koşuludur; kayıtların bağlamı, istisnaların gerekçesi ve uygulama sonuçları yoksa arşiv büyür, hafıza değil.