Bir belgenin eski görünmesi, yetkili bir makamdan çıkmış olması veya anlattığı olayın doğru olması aynı hüküm değildir. Belge diplomatiği; bir kaydın kim tarafından, hangi görev ve usul içinde üretildiğini, biçimsel unsurlarının nasıl düzenlendiğini, nasıl geçerli kılındığını ve hangi aktarım zincirinden geçtiğini inceleyen yöntem alanıdır.
Mühür, imza, tarih, hitap, kayıt numarası, onay bölümü ve nüsha ilişkisi bu incelemenin parçaları olabilir; fakat hiçbir unsur döneminden ve kurumundan koparılarak evrensel doğrulama anahtarı sayılamaz. Bir makamın kullandığı formül başka bir dönemde değişebilir, aynı adla çalışan iki kurum farklı yetkilendirme düzenlerine sahip olabilir. Arşiv bazen aynı kelimeyi saklar, kurum ise anlamını sessizce değiştirmiştir.
Bu yöntem belgenin sahiciliği ve bütünlüğü hakkında güçlü sonuçlar üretebilir; içindeki her iddianın gerçeğe uygunluğunu ise kendiliğinden kanıtlamaz. Usulüne uygun hazırlanmış bir rapor hatalı bilgi taşıyabilir, kuşkulu aktarım geçmişine sahip bir kopya da kaybolmuş bir aslın içeriğini kısmen koruyabilir. Karşı ağırlık olarak, yalnız biçime bakmak da yeterli değildir: dosya bağı, üretici kurumun yetkisi, önceki ve sonraki işlemler ile fiziksel ya da dijital değişiklik izleri birlikte değerlendirilmelidir. Benim için belge diplomatiğinin asıl değeri, belgeye inanmakla belgeyi sınamak arasındaki usul mesafesini görünür kılmasıdır.