Kurumsal hafıza, bir kurumun önceki kararlarını, bu kararların gerekçelerini ve uygulama sonuçlarını sonraki karar vericilere taşıyabilen kayıt düzenidir. Sadece arşivde dosya bulunmasıyla oluşmaz; belgenin hangi yetkiyle üretildiği, hangi sürümün geçerli olduğu, kimlere bildirildiği ve uygulamanın nerede kayda geçtiği de izlenebilmelidir. Aksi hâlde kurum geçmişi hatırlıyor görünür, fakat elinde kararların yalnız kabuğu kalır.