Belge zinciri, bir kararın üretilmesinden uygulanmasına ve saklanmasına kadar uzanan kayıtlar arasındaki izlenebilir bağdır. Taslak, onay, bildirim, uygulama kaydı ve arşiv hareketi gibi halkalar; metnin ne söylediğiyle yetkinin kimde olduğunu, kararın geçerliliğiyle fiilen uygulanıp uygulanmadığını birbirine karıştırmadan izlemeyi sağlar. Bir halka eksikse sonuç otomatik olarak yokluk değildir; yalnızca kanıtın hangi noktada kesildiğini gösterir.