Bir belgenin bir görevlinin zimmetinde görünmesi, o kişinin belgenin içeriğini onayladığı ya da işlem hakkında karar verdiği anlamına gelmez. Evrak zimmet kaydı; belgenin belirli bir anda hangi birim veya görevliye teslim edildiğini, gönderildiğini yahut koruma sorumluluğuna bırakıldığını izlemek amacıyla oluşturulan kayıt unsurudur. Defter satırı, teslim listesi, barkod hareketi veya elektronik iş akışı kaydı biçiminde olabilir; kaydı kurmaya yetkili kişi ve doğurduğu usul sonucu kurumun dönemsel düzenine göre değişir.
Yaygın varsayım, alıcı adı ile tarihin belge zincirini bütünüyle ispatladığıdır. Oysa kayıt önce kendi kapsamını gösterir: Hangi nesnenin, hangi tanımla, kimden kime ve ne zaman aktarıldığı ayrıca incelenmelidir. Eklerin kaydedilip kaydedilmediği, teslimin fiilen gerçekleşip gerçekleşmediği, sonradan düzeltme imkânı ve sistemi kullananların yetki izleri bilinmiyorsa eksik halka kapanmış sayılmaz. Buna karşılık düzenli ve birbirini izleyen kayıtlar, belgenin kaybolduğu veya geciktiği noktayı daraltabilir. Pratik sonuç şudur: zimmet, kararın değil dolaşımın kaydıdır; karar yetkisi için ayrıca dayanak ve işlem belgesi aranır.
1 entry