Dosya kapağı çoğu zaman içeriğin kendisinden önce konuşur. Bir dosyanın adı, numarası, tarih aralığı, konusu, ilgili birimi veya erişim durumuna ilişkin bilgilerin taşındığı fiziksel ya da dijital tanımlama yüzeyidir. Kurumu ve dönemi bilinmeden üzerindeki her alanın aynı işlevi gördüğü varsayılamaz; bazı ibareler dosya açılırken, bazıları dolaşım sırasında, bazılarıysa daha sonraki tasnif işlemlerinde eklenmiş olabilir.
Yaygın varsayım, kapakta yazılı olanın dosyanın fiilî kapsamını eksiksiz gösterdiğidir. Oysa kapak, kayıt düzeninin dosya hakkında ileri sürdüğü tanımdır; içindeki belgelerin tek tek mevcut, doğru sırada veya aynı tarih aralığında olduğunu kendiliğinden kanıtlamaz. Tersi de mümkündür: Dosyada bulunan bir kayıt kapağa hiç yansımamış olabilir. Üzeri çizilen numara, değişen başlık, farklı el yazıları, mühür veya etiketler dosyanın kullanım evrelerine işaret edebilir; fakat bunların ne zaman ve hangi yetkiyle eklendiği ayrıca araştırılmalıdır.
Bu nedenle kapak ile içerik karşılaştırılır; kayıt defteri, dosya planı, devir listesi ve dolaşım izleri varsa birlikte okunur. Dosya kapağı iyi bir başlangıç noktasıdır, nihai içerik tutanağı değil.
3 entry
dosya kapağı
Dosya kapağı, içerideki belgeleri sınıflandıran ve dosyanın kimliğini taşıyan dış kayıt yüzeyidir; üzerindeki başlık, içeriğin eksiksiz dökümü değildir.
Dosya kapağındaki tarih, içindeki her belgenin tarihi değildir.