Kayıt numarası bir belgenin doğru olduğunu değil, belirli bir kayıt düzeninde hangi izden aranacağını gösterir. Belge kayıt numarası; kuruma gelen, kurumdan çıkan veya kurum içinde üretilen bir kaydın diğerlerinden ayrılması ve ilgili işlem zinciriyle ilişkilendirilmesi için kayıt sırasında verilen sayısal ya da harfli işarettir. Biçimi, numaranın hangi aşamada üretildiği ve birim, yıl, dosya veya seri bilgisini içerip içermediği döneme ve kuruma göre değişebilir. Aynı işaret farklı kayıt sistemlerinde yeniden kullanılabileceğinden, numara ancak onu üreten sistem ve tarih aralığıyla birlikte ayırt edici hâle gelir.
Uygulamada bir sayının belgenin üzerinde görünmesi, onun yetkili kayıt makamınca verilmiş olduğunu tek başına kanıtlamaz; sayı taslak, ek, dağıtım veya daha sonraki bir tasnif işlemine de ait olabilir. Kayıt defteri, gelen-giden evrak dizini, elektronik üstveri, tarih ve birim bilgisi birbirini doğruladığında ilişki güçlenir. Tersine, kayıt numarasının bulunamaması da özellikle kayıt düzeni eksik, değişmiş veya parçalı dönemlerde belgenin hiç var olmadığı sonucunu kendiliğinden taşımaz. Bu nedenle numara, araştırmanın bitiş mührü değil, belge zincirinde sınanacak bir bulma ve ilişkilendirme anahtarıdır.
1 entry