Belgenin bir masadan ötekine geçmiş olması, her masada işlem gördüğünü göstermez. Belge dolaşım kaydı; fiziksel veya dijital bir kaydın hangi birim ya da görevliye, hangi aşamada teslim edildiğini, aktarıldığını, geri gönderildiğini veya kapatıldığını izlemeye yarayan kayıt unsurudur.
Biçimi kuruma ve döneme göre zimmet defteri, sevk çizelgesi, havale şerhi, teslim alındısı ya da sistem hareketi olabilir. Bu araç belgenin dolaşım zincirini kurmaya yardım eder; fakat her hareketin yetkili kişi tarafından yapıldığını, belgenin okunduğunu veya içeriğine uygun karar verildiğini kendiliğinden kanıtlamaz. Kayıtta bir birimin adı görünürken fiilî teslim başka bir görevliye yapılmış olabilir; dijital sistemde otomatik oluşan hareket de insan iradesiyle verilmiş bir karar sanılabilir. Arşiv bazen yolu gayet güzel çizer, yolculuğun maksadını ise sessiz bırakır.
Sağlam değerlendirme; hareket kaydını belgenin üzerindeki işaretler, teslim veya zimmet bilgileri, işlem tarihleri, yetki düzeni ve sonuç belgesiyle karşılaştırır. Dolaşım kaydı ancak onu üreten sistemin dönemi, kapsamı ve kayıt kuralları bilindiğinde belgenin işlem serüveni hakkında güçlü bir iz sayılabilir.
1 entry