Arşivde bir belgenin bulunması, araştırmacının onu görebileceği anlamına gelmez. Arşiv erişimi; kayıtların hangi kişi ve kurumlarca, hangi tarihten itibaren, hangi usul ve sınırlamalar altında incelenebileceğini ve kopyalanabileceğini düzenleyen hukuki, idari ve teknik koşullar bütünüdür. Yetkinin kaynağı dönem ve kuruma göre değişebilir; tasnifin tamamlanması, başvuru yolu, fiziksel koruma, kişisel veriler, gizlilik veya belgenin kırılganlığı farklı erişim sonuçları doğurabilir. Bu nedenle katalogda görünen kayıt ile incelemeye açılmış kayıt aynı kategori değildir.
Yaygın varsayım, erişimi yalnız açık ya da kapalı bir kapı gibi okumaktır. Oysa belge hukuken açık olduğu hâlde tanımlanmamış, sayısallaştırılmamış veya inceleme hizmeti fiilen kurulmamış olabilir; tersine bir kopyanın dolaşımda bulunması da arşivin onu usulüne uygun biçimde erişime açtığını kanıtlamaz. Daha kullanışlı değerlendirme, dört soruyu ayrı tutar: Kaydı kim muhafaza ediyor, erişim kararını kim vermeye yetkili, sınırlama hangi işleme dayanıyor ve başvurucu karara karşı hangi usule başvurabiliyor? Arşiv bazen kapıyı değil, yalnız kapının yerini gösterir; erişimin gerçekten kurulup kurulmadığı bundan sonra anlaşılır.
1 entry